Atunci când întocmesc o organigramă, puțini se gândesc la unul dintre beneficiile acesteia și anume că o organigramă bine pusă la punct într-o companie poate spori productivitatea angajaților.
Mai mulți specialiști din vânzări, resurse umane și din sfera marketingului au studiat productivitatea angajaților și au descoperit că un angajat petrece în jur de 2,5 ore pe săptămână căutând oameni și informații. Astfel, în special într-o companie mai mare, o organigramă îi poate ajuta să găsească aceste lucruri mai repede, fără a mai trimite multe e-mailuri și fără a întrerupe alți colegi.
Prin urmare, organigrama unei firme poate fi văzută ca o hartă care te ghidează în drumul către eficiență și succes. Practic, este o structură care evidențiază responsabilitățile și relațiile dintre diferitele departamente și poziții dintr-o organizație.
Însă, organigrama este mult mai mult decât o simplă diagramă. Este un instrument strategic, esențial pentru afacerile care vor să crească, să-și consolideze prezența pe piață și să exploreze diferite oportunități de extindere.
În continuare, vei descoperi câteva aspecte importante ce țin de organigrama unei societăți comerciale, de la exemple concrete și modele eficiente la importanța sa în gestionarea eficientă a unui business.
Vei vedea cum o organigramă bine concepută poate stimula colaborarea internă, claritatea în comunicare și, mai important, poate pregăti calea pentru extinderea afacerii prin francizare. Așadar, vezi mai jos cum acest instrument de organizare reprezintă cheia pentru antreprenorii care vor să-și scaleze afacerea într-un mod productiv și bine gândit.
Ce este organigrama unei firme?
Dacă ești antreprenor și îți dorești să construiești o bază solidă pentru afacerea ta, trebuie să înțelegi ce este organigrama unei firme.
Conform definiției din dicționar, organigrama reprezintă o redare schematică (grafică), în toate detaliile, a organizării, a subordonării și a legăturilor dintre compartimente din cadrul unei întreprinderi sau al unei instituții (sursa: dexonline). Astfel, începând de la nivelul de bază, cu angajații care se ocupă de execuție, până la nivelurile superioare ale managementului, organigrama evidențiază ierarhia și fluxul informațiilor în cadrul unei companii.
Pe scurt, aceasta arată modul în care este organizată o societate comercială și este un document care poate suferi modificări pe parcurs, în funcție de modul în care aceasta evoluează.
Importanta organigramei intr-o firma
De ce este acest instrument atât de important pentru succesul afacerii tale? În primul rând, pentru că poți observa clar relațiile și responsabilitățile fiecărei persoane din cadrul echipei. Apoi, aceasta facilitează comunicarea și oferă, în același timp, o perspectivă detaliată asupra modului în care fiecare departament contribuie la atingerea obiectivelor generale ale companiei.
Organigrama oferă o perspectivă clară asupra structurii organizaționale, evidențiind fiecare nivel al ierarhiei și conexiunile între departamente. Prin urmare, prin intermediul acesteia, te poți asigura că fiecare membru al echipei înțelege rolul său și relațiile cu ceilalți colegi.
Iar dacă te gândești să-ți scalezi afacerea prin francizare, trebuie să ai în vedere că o organigramă bine construită facilitează fluxul eficient al informației și deciziilor în interiorul organizației.
Aceasta previne blocajele în comunicare și facilitează circulația informațiilor între diferitele niveluri ale companiei. În contextul unei afaceri de tip franciză, unde standardizarea procedurilor este esențială, modul de comunicare este important pentru a susține implementarea practicilor, procedurilor și regulamentelor în toate locațiile.
Beneficiile organigramei intr-o firma
Organigrama nu trebuie privită doar ca pe un instrument de gestionare a activității echipei din cadrul unei companii, ci și ca pe un element strategic de extindere a afacerii prin francizare. Astfel, ea poate fi un factor important în consolidarea și scalarea afacerii tale în direcții noi și profitabile.
Mai jos, vei găsi 5 beneficii și avantaje pe care le oferă o organigramă bine realizată:
1. Coordonarea eficientă a echipelor de lucru printr-o structură clară – organigrama contribuie la o coordonare eficientă între departamente și nivelurile ierarhice ale companiei. Prin intermediul ei, fiecare angajat știe exact cui raportează activitatea desfăşurată și cine își asumă anumite responsabilități. Într-o afacere de tip franciză, spre exemplu, unde coeziunea este definitorie pentru menținerea standardelor, această coordonare devine esențială pentru o funcționare uniformă în toate locațiile.
2. Transparența în roluri și responsabilități – organigrama oferă claritate atunci când vine vorba de rolurile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei. Aceasta elimină confuziile legate de atribuțiile fiecărui departament și contribuie la o eficiență sporită.
3. Eficiență operațională – cu organigrama ca ghid, procesele operaționale devin mai eficiente. Fiecare nivel știe cum să comunice și să colaboreze cu celelalte nivele, ceea ce duce la un flux de muncă fluid și la reducerea riscului de erori.
4. Poate pregăti compania pentru extinderea prin francizare – beneficiile organigramei devin evidente atunci când o afacere decide să exploreze opțiunea francizării. Organizarea clară și documentarea eficientă a proceselor în organigramă oferă o bază solidă pentru extinderea afacerii.
Dacă vrei să te îndrepți în această direcție, programează-te la o întâlnire gratuită, unu la unu, pentru a afla cum îți poate servi programul de mentorat live al lui Ștefan Mandachi în consolidarea și scalarea afacerii tale prin francizare. În urma ședinței de consultanţă gratuită vei afla cum acest program te poate ghida prin procesul complex al francizării, oferindu-ți resurse și îndrumare pentru a evita anumite greșeli și a obține succesul dorit.
Ștefan Mandachi este fondatorul celei mai mari rețele de franciză de fast-food din România (Spartan), ajungând astfel pe locul 1 într-o piață în care concurența era foarte mare.
Aplicând pentru acest program de mentorat live, vei fi ajutat să-ți transformi SRL-ul într-un lanț de francize, fără a te expune riscului de a-ți pune în pericol afacerea de bază și vei învăța, printre altele, cum să aduci venituri suplimentare în afacerea ta, așa cum poate nici nu te-ai gândit până acum, urmând o structură elaborată și deja validată.
Crește nivelul de productivitate al angajaților – organigrama servește ca instrument de comunicare vizuală și poate facilita transmiterea informațiilor în mod clar și rapid. Astfel, angajații pot identifica colegii de echipă, managerii sau alte echipe cu care trebuie să colaboreze, ceea ce poate duce la o îmbunătățire a fluxului de comunicare și la o mai bună cooperare între aceștia.
Tipuri de organigrame: care se potriveste cel mai bine afacerii tale?
Există mai multe tipuri de organigrame, acestea oferindu-ți posibilitatea de a adapta structura organizațională la nevoile specifice ale afacerii tale.
Iată 4 dintre cele mai întâlnite organigrame, împreună cu sugestii cu privire la ce variantă s-ar potrivi afacerii tale, în funcție de tipul de business deținut.
1. Organigrama orizontală – promovează o distribuție egală a puterii și responsabilităților în cadrul unei organizații. Ea favorizează comunicarea directă și colaborarea între toți membrii echipei, eliminând barierele ierarhice. Organigrama orizontală este potrivită pentru afacerile care pun un accent deosebit pe colaborare, inovație și adaptabilitate rapidă. Acest model se potrivește, în special, start-up-urilor și companiilor mici.
2. Organigrama verticală – este cea tradițională și reprezintă o structură organizatorică în care responsabilitățile și puterea sunt distribuite pe nivele ierarhice distincte. Prin urmare, angajații sunt împărțiți pe baza autorității și a responsabilităților. În general, deciziile se iau, de obicei, în partea de sus a ierarhiei și se transmit apoi spre restul angajaților, în jos. Acest tip de organigramă este util afacerilor stabile, mature sau în industrii precum Finanțele sau Sănătatea, unde există reglementări stricte și necesitatea unei supravegheri.
3. Organigrama matrice – combină elemente a celorlalte două și acordă o importanță mai mare relațiilor și comunicării. Organigrama matrice oferă o mai mare flexibilitate în gestionarea resurselor și a personalului, permițând organizației să se adapteze mai ușor la schimbări și la proiectele noi. Aceasta este potrivită în domenii precum IT, Inginerie sau Cercetare și dezvoltare, unde proiectele necesită expertize diverse. Totodată este indicată și în afacerile de tip franciză, pentru a gestiona atât funcțiile specifice ale fiecărei unități locale, cât și proiectele sau inițiativele care necesită o abordare comună la nivel de rețea.
4. Organigrama de tip rețea – este un model destul de nou, unde aici relațiile și conexiunile dintre indivizi sau echipe sunt mult mai deschise și nu se mai pune atât de mult accentul pe ierarhie. Aceasta se caracterizează prin flexibilitate în comunicare (directă și deschisă între membrii rețelei) și se axează pe relațiile interpersonale, punând accentul pe conexiuni, în loc de ierarhie. Se poate folosi în sectoare de activitate precum Publicitatea, Designul sau Tehnologia, unde colaborarea între membri este extrem de importantă.De asemenea, în cazul business-urilor care se bazează pe parteneriate, organigrama de tip rețea este o structură potrivită pentru gestionarea acestor relații.
Cum se realizeaza o organigrama?
Întocmirea unei organigrame este un pas esențial în definirea structurii business-ului tău. Asigură-te că ea este ușor de înțeles și actualizeaz-o constant pentru a reflecta schimbările din cadrul organizației.
Vezi mai jos care sunt pașii pentru a realiza o organigramă:
- Identifică scopul organigramei – este pentru a prezenta ierarhia sau pentru a evidenția fluxul de comunicare?
- Adună informații despre structura actuală.
- Determină numărul și tipurile de niveluri ierarhice care vor fi incluse în organigramă.
- Stabilește simbolurile care vor fi utilizate pentru a reprezenta funcțiile, nivelurile ierarhice sau tipurile de relații între departamente.
- Alege modul în care o vei realiza: pe hârtie sau cu un soft specializat?
- Plasează nivelurile și funcțiile în organigramă.
- Adaugă conținut detaliat – pentru fiecare funcție, adaugă nume, denumirea funcției și, eventual, responsabilitățile.
- Folosește culori pentru a evidenția departamentele sau nivelurile ierarhice.
- Revizuire și actualizare periodică.
- Prezintă organigrama în cadrul organizației pentru a asigura transparența și pentru a ajuta membrii echipei să înțeleagă mai bine structura și relațiile din interiorul companiei.
Exemple si modele de organigrame pentru inspiratie
Găsești mai jos câteva exemple de organigrame în imagini.
1. Organigrama orizontală
Sursa foto: endalia.com
2. Organigrama verticală:
Sursa foto: endalia.com
3. Organigrama matrice:
Sursă foto: endalia.com
4. Organigrama de tip rețea:
Sursa foto: endalia.com
Pe lângă cele patru tipuri de organigrame de bază, mai există și altele, iar un tip interesant este organigrama creativă.
Organigrama creativă
Avantajul acesteia este că poate ajuta angajații din punct de vedere psihologic să se simtă mult mai liberi (nu se mai simt la fel de presați ca atunci când văd una ierarhică, spre exemplu).
Sursa foto: Freepik
Sfaturi utile pentru proiectarea organigramei intr-o firma
Înainte de a începe să schițezi organigrama, trebuie să pui pe hârtie nevoile specifice ale companiei tale și detalii precum numărul de angajați și funcțiile pe care le ocupă aceștia și să identifici departamentele și relațiile dintre ele.
Alte aspecte pe care să le ai în vedere atunci când creezi organigrama firmei tale:
- ține cont de mărimea companiei;
- creează linii clare de comunicare – pentru a evita ambiguitățile, trasează linii clare de comunicare între departamente și diferitele niveluri ierarhice;
- fiecare nivel ierarhic ar trebui să aibă o distribuire echilibrată a responsabilităților;
- fii flexibil și pregătit pentru schimbări;
- stabilește în mod clar rolurile – fiecare funcție trebuie să aibă un set clar de responsabilități și sarcini;
- revizuiește organigrama periodic.
Prin urmare, indiferent de dimensiunile afacerii tale, organigrama este foarte utilă pentru a-ți oferi mai multă claritate asupra structurii afacerii tale. Totodată, aplicând toate sfaturile și recomandările din acest articol, vei putea să realizezi o organigramă adaptată nevoilor companiei tale, care să reflecte atât ierarhiile și relațiile dintre angajați cât și valorile sale.
